Een EU-werknemer aannemen: het complete stappenplan voor Nederlandse werkgevers

Vrij verkeer: voor EU'ers geen werkvergunning

Burgers van de Europese Unie, de EER (de EU plus IJsland, Liechtenstein en Noorwegen) en Zwitserland mogen op grond van het vrij verkeer van werknemers vrij in Nederland werken. Je hoeft als werkgever dus géén tewerkstellingsvergunning (TWV) bij UWV aan te vragen. De laatste overgangsbeperkingen — ooit nog van kracht voor onder meer Kroatië — zijn al jaren vervallen; in 2025 en 2026 geldt er voor geen enkel EU-land nog een vergunningsplicht. Voor werknemers van buiten de EU (derdelanders) ligt dat anders: dan is een TWV of een gecombineerde vergunning verblijf en arbeid (GVVA) nodig, meestal mét een arbeidsmarkttoets. In de praktijk houd je het traject verreweg het eenvoudigst door je op EU-kandidaten te richten.

Identiteit en BSN: de eerste praktische horde

Vóór de eerste werkdag stel je de identiteit vast aan de hand van een geldig paspoort of een EU-identiteitskaart — een rijbewijs volstaat niet voor de identificatieplicht. Je bewaart een kopie in je loonadministratie. Vervolgens heeft de werknemer een burgerservicenummer (BSN) nodig; zonder BSN kun je niemand correct op de loonlijst zetten. De werknemer regelt dit persoonlijk, dus plan dit vroeg in.

• Verblijf korter dan 4 maanden: inschrijving in de RNI (Registratie Niet-Ingezetenen) bij een van de RNI-loketgemeenten.
• Verblijf van 4 maanden of langer: inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP) bij de woongemeente; het BSN volgt daaruit.
• De werknemer moet persoonlijk langskomen — maak de afspraak ruim van tevoren.

Loon en loonadministratie

Neem je voor het eerst personeel aan, dan meld je je eenmalig bij de Belastingdienst aan als werkgever en ontvang je een loonheffingennummer. Je houdt loonheffingen in en draagt premies af. Het wettelijk minimumloon bedraagt in 2026 € 14,71 bruto per uur vanaf 1 januari en € 14,99 vanaf 1 juli (21 jaar en ouder), telkens exclusief 8% vakantiegeld. Geldt er een cao voor jouw sector, dan schrijft die vaak een hoger loon en extra toeslagen voor. Belangrijk: de uitzend-cao is hier niet van toepassing, want de werknemer komt rechtstreeks bij jou in dienst — niet via een uitzendbureau.

• Minimumloon 2026: € 14,71 per uur (januari) en € 14,99 per uur (juli).
• Minimaal 8% vakantiegeld bovenop het brutoloon.
• Ga na of een verplicht bedrijfstakpensioenfonds geldt — dit verschilt per sector.

Verzekering: Nederlandse zorgverzekering verplicht

Wie in Nederland in dienst treedt en hier woont en werkt, is in Nederland sociaal verzekerd. Als werkgever draag je de premies werknemersverzekeringen af. De werknemer is daarnaast zelf verplicht om binnen vier maanden een Nederlandse basiszorgverzekering af te sluiten. Een A1-verklaring — die aantoont in welk land iemand sociaal verzekerd is — heb je bij directe indiensttreding doorgaans níet nodig: die hoort bij detachering of bij gelijktijdig werken in meerdere EU-landen. Twijfel je over de situatie, raadpleeg dan de SVB.

Huisvesting volgens de norm

Bied je (zelf of via een partner) huisvesting aan, houd dan de normen van de Stichting Normering Flexwonen (SNF) of het Agrarisch Keurmerk Flexwonen (AKF) aan. Die norm is aangescherpt naar minimaal 15 m² woonoppervlak per bewoner, met eisen aan slaapruimte, sanitair en brandveiligheid. De ET-regeling maakt het mogelijk om bepaalde extra kosten voor huisvesting en reizen onbelast te vergoeden, maar is per 2026 versoberd: dagelijkse levenskosten vallen weg uit de onbelaste vergoeding. Laat de fiscale uitwerking per situatie door een specialist toetsen.

Certificaten die werkgevers vragen

Afhankelijk van de functie vraagt een werkgever vaak om specifieke papieren. Juist hier zit de meerwaarde van goede screening: een profiel is pas écht bruikbaar als taalniveau en certificaten concreet zijn vastgelegd in plaats van 'ervaring in de logistiek'.

• VCA — standaard in bouw, techniek, industrie en logistiek; examens zijn ook in andere talen beschikbaar.
• Rijbewijs B of C — EU-rijbewijzen zijn in Nederland geldig.
• Heftruck- of reachtruckcertificaat — veelgevraagd in de logistiek en warehousing.

Belangrijk: de nieuwe Wtta geldt niet voor werving & selectie

Vanaf 2027 gaat een toelatingsstelsel (de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, Wtta) gelden voor bedrijven die arbeidskrachten ter beschikking stellen: uitzendbureaus, payrollbedrijven en detacheerders. Zij hebben straks een toelating nodig, moeten een waarborgsom van € 100.000 storten en worden geïnspecteerd. Dit stelsel geldt uitdrukkelijk niet voor zuivere werving & selectie, waarbij de werknemer direct bij de werkgever in dienst komt. Wie vraag en aanbod bij elkaar brengt en de werknemer rechtstreeks laat aannemen, stelt immers niemand 'ter beschikking'. Voor werkgevers is dat prettig nieuws: geen uitzendconstructie, geen toelatingsplicht — de werknemer komt gewoon direct bij jou op de loonlijst.

Stap voor stap

Samengevat neem je een EU-werknemer zo in dienst:

• Bevestig dat de kandidaat EU/EER-burger of Zwitser is — dan is er geen vergunning nodig.
• Stel de identiteit vast met paspoort of EU-identiteitskaart en bewaar een kopie.
• Laat de werknemer een BSN regelen via de RNI of de gemeente (BRP).
• Teken een arbeidsovereenkomst, bij voorkeur tweetalig (Nederlands plus de moedertaal of Engels).
• Regel eenmalig je loonheffingennummer en stel het loon vast: minimaal het minimumloon of de cao.
• Verwerk loonheffingen en premies werknemersverzekeringen in je loonadministratie.
• De werknemer sluit binnen vier maanden een Nederlandse zorgverzekering af en vraagt DigiD aan.
• Regel optioneel huisvesting (SNF/AKF-conform) en vervoer.

Goed om te weten

Deze uitleg is bedoeld als praktische wegwijzer, niet als juridisch of fiscaal advies. Of — en welke — cao en welk pensioenfonds van toepassing zijn, hangt af van de sector van de werkgever; laat cao, pensioen en de fiscale behandeling van huisvesting en vervoer vaststellen door een salarisadministrateur of fiscalist. Plaats je mensen in België, dan gelden eigen regels, zoals de Limosa-melding en de Dimona-aangifte.